Regulamin dla Wystawców
Konferencji „AUTYZM, ADHD I inne zaburzenia rozwojowe- holistyczne wsparcie dziecka w podejściu biologicznym i emocjonalnym”

Konferencja „AUTYZM, ADHD I inne zaburzenia rozwojowe – holistyczne wsparcie dziecka w podejściu biologicznym I emocjonalnym” odbędzie się 15 grudnia 2024 roku, w godzinach od 9.00 do 18.00, w Centrum Naukowo-Dydaktycznym Uniwersytetu Medycznego w Białymstoku. Dla wystawców przewidziany jest hol przed salą konferencyjną.

Organizatorem Konferencji jest Niepubliczna Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna Rozwiń Skrzydła, pod firmą Pegaz Marzena Rusiłowicz, ul. Upalna 36, 15-688 Białystok, NIP 966-174-14-88, numer telefonu kontaktowego 531 312 724, adres e-mail: szkolenia@prs.edu.pl.

REGULAMIN WYDARZENIA DLA WYSTAWCÓW:

 I OPŁATA ZA STOISKO WYSTAWCY
  1. Warunkiem udziału wystawcy w Konferencji jest przesłanie wypełnionego formularza zgłoszeniowego dostępnego na stronie internetowej www.konferencjarozwinskrzydla.pl oraz dokonanie opłaty na konto Organizatora:

II ZAWARCIE UMOWY O UCZESTNICTWO WYSTAWCY

  1. Umowa o uczestnictwo w Konferencji może być zawarta w formie pisemnej lub dokumentowej.
  2. W celu zawarcia umowy, Wystawca składa oświadczenie woli o uczestnictwie w Festiwalu, doręczając Organizatorowi pocztą elektroniczną wypełniony formularz Zgłoszenia Uczestnictwa, podpisany przez osoby upoważnione do reprezentowania Wystawcy. Osoby podpisujące Zgłoszenie Uczestnictwa jednocześnie oświadczają i gwarantują, że są należycie umocowane do zawarcia umowy w imieniu Wystawcy.
  3. Składając Zgłoszenie Uczestnictwa, Wystawca potwierdza zapoznanie się i akceptację niniejszego Regulaminu oraz Oferty Organizatora, które tym samym stanowią integralną część umowy o uczestnictwo w Konferencji.
  4. Umowa o uczestnictwo w Konferencji, o treści wynikającej z: Oferty Organizatora, Zgłoszenia Uczestnictwa oraz niniejszego Regulaminu, zostaje zawarta z chwilą przesłania Organizatorowi przez Wystawcę Zgłoszenia Uczestnictwa, o ile Organizator nie prześle Wystawcy w formie pisemnej lub dokumentowej oświadczenia o nieprzyjęciu Zgłoszenia Uczestnictwa. Organizator może nie przyjąć Zgłoszenia Uczestnictwa bez podania przyczyny – w takim przypadku nie dochodzi do zawarcia pomiędzy Stronami jakiejkolwiek umowy.
  5. Powyższa procedura zawarcia umowy dotyczy również zamawiania przez Wystawcę wszelkich dodatkowych usług, jakie Organizator oferuje w związku z organizacją Konferencji. Organizator może nie wykonać dodatkowych usług, zamówionych przez Wystawcę później niż 14 dni przed Targami lub wykonać je za wynagrodzeniem wyższym o 50% od stawek cennikowych lub ofertowych Organizatora.
  6. Jeżeli pomimo zawarcia umowy o uczestnictwo w Konferencji, Wystawca opóźnia się z wykonaniem jakichkolwiek zobowiązań umownych na rzecz Organizatora, Organizator może wstrzymać się z wykonywaniem Umowy, w tym także odmówić Wystawcy udziału w wydarzeniu, a mimo to Strony uznają w takim wypadku, że Organizator należycie wywiązał się ze swoich zobowiązań umownych.

III. ORGANIZACJA STANOWISK

  1. Stanowiska poszczególnych wystawców są przydzielane przez Organizatora Konferencji. Do dyspozycji wystawców oddajemy miejsca wystawowe o wymiarach określonych indywidualnie w umowie – w zależności od ustaleń stron.
  2. Wystawca nie ma prawa podnajmować lub oddawać do bezpłatnego użytku części stoiska bez zgody Organizatora.
  3. Wystawcy, którzy opłacili stoisko, mogą rozpocząć przygotowanie swoich stoisk w dniu Konferencji od godziny 7.00 w miejscu wskazanym przez Organizatora. Urządzanie I organizowanie stoisk należy zakończyć do godziny 9.00.
  4. Stanowiska wystawcy zobowiązani są zorganizować i urządzić w taki sposób, aby nie utrudniać przejścia uczestnikom Konferencji.
  5. Wystawca uznaje, że wszystkie lokalizacje powierzchni wystawienniczej mają taką samą wartość, wobec czego Organizator ma prawo do jednostronnej zmiany lokalizacji powierzchni wystawienniczej, co nie stanowi zmiany umowy o uczestnictwo w wydarzeniu i nie rodzi po stronie Wystawcy jakichkolwiek roszczeń względem Organizatora.

IV REKLAMA WYSTAWCY

  1. Wystawca ma prawo eksponować i reklamować swoje towary wyłącznie na przydzielonej powierzchni wystawienniczej i to pod warunkiem, że jego eksponaty nie zasłonią sąsiednich ekspozycji oraz nie zakłócą normalnego toku pracy innych Wystawców. Wystawca nie ma prawa używania urządzeń nagłaśniających, dodatkowego oświetlenia itp., które mogą zakłócić normalny tok pracy innych wystawców.
  2. Umieszczanie reklam Wystawcy poza obrębem wykupionego stoiska za dodatkową opłatą jest możliwe tylko po uzgodnieniu tego z Organizatorem.
  3. W zależności od rodzaju zamówionego pakietu i innych usług reklamowych, Wystawca zobowiązany są do przekazania Organizatorowi swoich danych kontaktowych, treści ogłoszeń reklamowych oraz plików elektronicznych z grafiką, logotypami, znakami towarowymi i innymi materiałami podlegającymi publikacji przez Organizatora w związku z organizacją lub promocją Konferencji, najpóźniej 30 dni przed planowaną datą rozpoczęcia ich publikacji lub ekspozycji, pod rygorem zwolnienia Organizatora z obowiązku ich publikacji lub ekspozycji, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia także za te usługi.
  4. Organizator może odmówić publikacji materiałów przekazanych mu przez Wystawcę w celu ich opublikowania w związku z organizacją Konferencji, jeżeli uzna, że materiały te naruszają słuszny interes Organizatora lub innych uczestników Konferencji, prawa osób trzecich, powszechnie obowiązujące normy prawne lub dobre obyczaje, a mimo to Strony uznają wówczas, że Organizator należycie wywiązał się z obowiązku ich publikacji.
  5. Wyłącznie Wystawca ponosi odpowiedzialność za treść dostarczonych przez niego materiałów reklamowych, promocyjnych lub informacyjnych, które Organizator lub Wystawca opublikował w związku z organizacją lub promocją Konferencji. Tym samym Wystawca zobowiązany jest zwolnić Organizatora z wszelkiej odpowiedzialności wobec osób trzecich z tego tytułu.

V ODPOWIEDZIALNOŚĆ ORGANIZATORA I WYSTAWCY ZA SZKODĘ

  1. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za pozostawione mienie wystawcy i uczestników konferencji, niezależnie od tego, czy mienie to jest pozostawione na stoisku czy poza nim.
  2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za wszelkie zdarzenia związane z imprezą, niewynikłe bezpośrednio z jego winy umyślnej, w tym za zdarzenia, w wyniku których nastąpi szkoda na mieniu, zdrowiu lub życiu osób trzecich.
  3. Wystawca ponosi odpowiedzialność na zasadzie ryzyka za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi lub osobom trzecim przez Wystawcę lub osobę działającą w jego imieniu, albo reprezentującą jego prawa.
  4. O zaistnieniu każdego zdarzenia, wywołującego szkodę, lub grożącego jej wywołaniem, Wystawca zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Organizatora.

VI ZGODA NA WYKORZYSTANIE WIZERUNKU

  1. Organizator może utrwalać przebieg Konferencji dla celów dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych konferencji i Organizatora w tym i przyszłych latach.
  2. Wizerunek osób przebywających na terenie, na którym odbywa się Konferencja, może zostać utrwalony, a następnie rozpowszechniany dla powyższych celów w przyszłych latach.
  3. Wystawcy, decydując się na udział w Konferencji, wyrażają jednocześnie zgodę na wykorzystanie przez Organizatora wizerunku swojego lub swoich podopiecznych w przypadku osób małoletnich w celach wskazanych w niniejszym Regulaminie.
  4. Wizerunek Wystawcy Konferencji może być użyty do różnego rodzaju form elektronicznego przetwarzania, kadrowania i kompozycji, a także zestawiony z wizerunkami innych osób, może być uzupełniony towarzyszącym komentarzem. Nagranie filmowe i dźwiękowe z jego udziałem mogą być cięte, montowane, modyfikowane, dodawane do innych materiałów powstających w celach dokumentacyjnych, sprawozdawczych, reklamowych oraz promocyjnych Organizatora – bez obowiązku akceptacji produktu końcowego. Zgoda obejmuje wszelkie formy publikacji, w szczególności rozpowszechnianie w Internecie (w tym na portalach społecznościowych Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, TikTok itp. w ramach profilu Organizatora).
  5. Wystawca wyraża zgodę na rozpowszechnianie swojego wizerunku na nagraniu również dla osób niezwiązanych z konferencją, które takie nagranie wykupią.

VII ADMINISTRATOR DANYCH

  1. Administratorem danych osobowych Wystawców jest Niepubliczna Poradnia Psychologiczno-Pedagogiczna Rozwiń Skrzydła, czyli Pegaz Marzena Rusiłowicz, ul. Upalna 36, 15-688 Białystok, NIP 966-174-14-88, numer telefonu kontaktowego 531 312 724, adres e-mail: szkolenia@prs.edu.pl (dalej w treści niniejszego paragrafu zwana „Administratorem”).
  2. Dane osobowe Wystawców przetwarzane są w następujących celach Administratora: a) realizacji zawartej umowy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b) RODO przez okres odpowiadający okresowi przedawnienia roszczeń, jakie może podnosić Administrator i jakie mogą być podnoszone wobec niego; b) realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze wynikających np. z prawa podatkowego na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c) RODO przez okres wynikający z przepisów regulujących dany obowiązek; c) marketingowych oraz ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f) RODO, do momentu wniesienia przez Wystawcę sprzeciwu wobec takiego przetwarzania, o ile nie zaistnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania, nadrzędne wobec interesów lub praw i wolności Wystawcy, lub o ile pomimo sprzeciwu nie zaistnieją podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
  3. Odbiorcami danych osobowych Wystawcy mogą być m.in.: a) dostawcy płatności elektronicznych, o ile Wystawca zdecyduje się na płatność za ich pośrednictwem; b) podmioty zapewniające Administratorowi infrastrukturę informatyczną i sieciową; c) podmioty zapewniające Administratorowi obsługę księgową; d) inni podwykonawcy Administratora.
  4. Dane osobowe mogą być przekazywane i przechowywane w miejscu przeznaczenia znajdującym się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”). Mogą być również przetwarzane przez podmioty działające poza EOG, które pracują dla Administratora lub dla jednego z jego podwykonawców. W takich przypadkach transfer do państwa trzeciego najczęściej odbywa się na podstawie: a) decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, tj. Decyzji Wykonawczej Komisji (UE) 2016/1250 z dnia 12 lipca 2016 r., lub innej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony; b) lub jeżeli w tym zakresie nie został stwierdzony przez Komisję Europejską odpowiedni stopień ochrony w drodze decyzji, dane będą odpowiednio zabezpieczone za pomocą standardowych klauzul ochrony, o jakich mowa w Decyzji Komisji z dnia 5 lutego 2010 r. w sprawie standardowych klauzul umownych dotyczących przekazywania danych osobowych podmiotom przetwarzającym dane mającym siedzibę w krajach trzecich na mocy dyrektywy 95/46/WE Parlamentu Europejskiego i Rady. W celu uzyskania kopii danych osobowych przekazywanych do państwa trzeciego należy skontaktować się z Administratorem.
  5. Wystawcy mają prawo dostępu do treści swoich danych osobowych oraz prawo ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania oraz prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody), którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem. W celu realizacji tych praw lub zasięgnięcia dalszych informacji na ich temat należy kontaktować się z Administratorem.
  6. Wystawcy mają prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznają, że przy przetwarzaniu ich danych osobowych doszło do naruszenia przepisów prawa.
  7. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji Umowy.
  8. Dane osobowe Wystawców nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym również w formie profilowania.

VIII  POSTANOWIENIA KOŃCOWE

  1. Z chwilą złożenia przez Wystawcę Organizatorowi Konferencji formularza zgłoszenia, następuje akceptacja warunków niniejszego regulaminu.
  2. Regulamin jest integralną częścią umowy o uczestnictwo w Konferencji.
  3. Wystawcy zobowiązani są przestrzegać przepisów porządkowych i regulaminu obiektu obowiązujących w miejscu odbywania się Konferencji.
  4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu lub miejsca Konferencji albo ich odwołania. O zmianach tych Organizator poinformuje Wystawcę niezwłocznie. W przypadku zmiany terminu lub miejsca Konferencji, Wystawca może od Umowy odstąpić w formie pisemnej, w terminie 3 dni od daty otrzymania zawiadomienia od Organizatora. W takim przypadku, jak również w razie odwołania wydarzenia, Organizator zwróci Wystawcy wszystkie wpłacone zaliczki na poczet wynagrodzenia z tytułu udziału w Konferencji.
  5. Wystawca wyraźnie potwierdza, że Organizator nie składał mu żadnych zapewnień, ani gwarancji dotyczących wyników ekonomicznych, jakie Wystawca osiągnie na skutek udziału w Konferencji i nie będzie miał z tego tytułu do Organizatora jakichkolwiek roszczeń.
  6. Umowa o uczestnictwo w Konferencji podlega prawu polskiemu i zgodnie z tym prawem będzie interpretowana. Wszelkie spory pomiędzy Stronami wynikające z tej umowy, za wyjątkiem dochodzenia przez Organizatora roszczeń o zapłatę umówionych świadczeń pieniężnych, rozstrzygane będą przez Strony w pierwszej kolejności polubownie, poprzez podjęcie rokowań i zawezwanie od próby ugodowej w trybie art. 185 i nast. K.p.c., pod rygorem uznania za przedwczesne powództwa wytoczonego z pominięciem tych kroków, a dopiero w razie ich bezskuteczności spory te rozstrzygać będzie właściwy sąd powszechny. Sądem właściwym dla rozstrzygania wszelkich sporów związanych z zawarciem, wykonaniem lub wygaśnięciem tej umowy jest Sąd Rejonowy w Białymstoku.